【アニメーションで解説】オフサイトミーティング 仕事の価値を高める会議 スコラコンサルト 柴田昌治 氏も推薦

【オフサイトミーティング】はこんなあなたのための書籍です。

●本音の意見を言えない人
●社員がなかなか自発的に行動しない職場に関わる人
●社内の人間関係が希薄な社会人
●会社をよくしていこうと考える経営者
●組織の結束力を強化したい人

【オフサイトミーティングの目次】

第1章 オフサイトミーティングとは何か
第2章 オフサイトミーティングを準備する
第3章 オフサイトミーティングをやってみよう
第4章 参加者の話を引き出し、深めるコーディネートのやり方
第5章 オフサイトミーティングを振り返ってフォローする
第6章 嵐にそなえる
第7章 オフサイトミーティングの実践例

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今回は、

「オフサイトミーティング」

という本を解説します。

この本はですね、

ビジネス本研究所で解説させていただきました

「なぜそれでも会社は変われないのか」

という動画をきっかけに、

著者である柴田さんの会社スコラ・コンサルト

からプレゼントしていただいた本です。

私自身、勉強になりましたので、

解説動画でシェアさせていただきます。

気楽に真面目な話をする場それがオフサイトミーティングです。

日本の教育は、答えを持った先生がいて、
頭を使って考えるよりも、
決められた答えを覚える。
もしくはその答えに自らたどり着く
ことが求められます。

私たち日本人にはこうした学校教育で
身につけた感覚が染み付いています。

伝統的な企業ではまるで学校の授業のように、
儀式のように会議が進行していきます。

このオフサイトミーティングの特徴は、
「はじめから分かっている結果」
に導こうとしているわけではありません。

ここが従来の会議や研修との
本質的な違いです。
答えが決まっていないので、「考えるきっかけ」
を作るのが目的になっています。

お互いに刺激し合い、知恵を引き出し合い、
頭の使い方を鍛える場を生み出すことができます。

この本の結論は、

という内容です。

私たち日本人は、答えが特定しにくい問い
「幸福とは何か」
というような頭を使うことが要求される
質問にはめっぽう弱い特徴があります。

しかし、日本人は空気を読む力を備えています。

人と人が結びついているこの力は、
マイナスに働くと同調圧力や忖度を
生んでしまいます。

ですが、プラスに働かせて
今まで知り得なかったお互いの胸の内
を交換できるようになることで、
一気に信頼関係を育むことができる
という強さも持っています。

オフサイトミーティングは、
自分をさらけ出すことでお互いの感じること
を共有する力が呼び起こされる場です。

こうした関係性は、オンラインミーティング
の機会が増えた今の時代、
特に求められるようになってきます。

本書は、このオフサイトミーティングの
やり方を紹介してくれる本です。

本書の重要なポイントを
3つに絞って解説していきます。

それでは順に見ていきましょう。


まず1つ目のポイント

① オフサイトミーティングとは?

日常の仕事や会議で、
「意見をどんどん言ってくださいね」
と言われても、なかなか自由に発言できません。

・本当にこんなこと言っていいのかな
・これを言ったら場違いじゃないか
・レベル低いと思われるかも

他人の目が気になったり、
否定されるんじゃないかと不安がよぎります。

オフサイトミーティングでは、
まず何を言っても否定されない
という安心感を確保します。

本当に大事な意見、アイディアは、
そんな話し合いの土壌が整っていく中から
芽が出て花になるからです。

そして、オフサイトミーティングは、
日頃の上下関係を一旦外して、
人同士がフラットな関係になれる場です。

普段なら失礼かと思って控えている
大胆な持論も、ここなら聞いてもらえます。

まずは人の話をじっくりと聞くことで、
話し合いにしっかりと参加します。
そして聞いているうちに心に湧き出た気持ちや
考えたことをありのままに言葉にする。

次第に他人と一緒に考える感覚が生まれて、
全員が主役でしっかり考えるようになります。

オフサイトミーティングは元々は、
欧米の組織開発の分野で使われていた言葉です。

Site(サイト):場所
Off(オフ):離れる
という言葉通り、人里離れた場所で会議を
行うという意味でした。

本書ではそれだけにとどまらず、
日頃の当たり前や立場を離れて考えること
に重きを置いて、企業風土改革の
有効な道具として発展させています。

実際に、スコラ・コンサルトでは、
様々な企業の職場に入り込み、
企業風土を変えるためのコンサルティング
を実施してきたそうです。

現場の生の声を聞いて、現場の人たちが
自分たちで仕事の方向性を作っていく。
それらの現場の知恵が反映された意思決定を
経営が行うことを支援してきました。

無数に実施した話し合いの場を振り返り、
考え方と進め方を進化させてきたのが、
スコラ式オフサイトミーティングです。

オフサイトミーティングで取り入れられている
5つの工夫があります。

1、気楽さの演出
初めてオフサイトミーティングを実施
する場合は、社外での開催がオススメです。
日頃の業務に追われて余裕のない思考
から離れるためです。

・自然が溢れる非日常空間
・ホテルの会議室や宴会場
・オンラインであればプライベート空間

など、それぞれのメンバーが気兼ねなく
話せるスペースの確保が重要です。

2、コーディネーターの配置
オフサイトミーティングでは、
多くの人は馴染みのない話し合い方なので、
場の雰囲気を大きく左右する
コーディネーターの存在が必要不可欠です。

コーディネーターは、自分自身の思いや
目的が明確である当事者であることが大切です。

4、自分語りから始める
ミーティングの第一回目は、
ちょっと深い自己紹介から始まります。

お互いのことを知るために、
子供の頃の思い出、学生時代に熱中したこと
人生の転機、趣味や特技など
思い出しながら語っていきます。

お互いの人となりにふれると、
メンバー間の心理的な距離が縮まり、
人の話に耳を傾けやすくなります。


5、最初と最後に一人一言
ミーティングの冒頭でやることで、
場を構成するメンバー同士の気持ちが
つながり、集中力が高まります。

そして最後にミーティングでどんな
気づきがあったか振り返ることで、
場の雰囲気をオフサイト的にしやすくなります。

② オフサイトミーティングを準備する

「気楽でまじめ、本音で本気」
の話し合いをするには、ある程度の
事前準備が必要です。

自分たちにとって意味のある話し合い
ができるように具体的にどんな
準備をしていけばいいか見ていきましょう。

1、コーディネーターを決める
コーディネーターは本当に大事なことを
本音で話していけるように、
場の環境を整えつつ、
メンバーの状況に目を配りながら、
話の内容をつかむ必要があります。

参加人数が増えたり、
話し合いテーマが難しくなると、
笑顔だけど目が笑ってなかったり、
眉間にシワが寄ったりして
肩の力が入ることもあります。

そんな時は一人で頑張りすぎず、
二人一組で相談しながら進行していきましょう。

2、ミーティングを設計する

ミーティング当日を迎える前に、
コーディネーターはミーティングを
設計しておきます。

目的、ゴールイメージ、進め方の3点
がミーティングの設計図です。

目的は、何のためにミーティングするのか
というごく当たり前のことですが、
多くの会議に目的の設定がありません。

結果、この会議ってやる意味あるのかな
と疑問を持ったまま会議が進行します。

次にゴールイメージを設定します。

もし目的通りに話し合いができたら、
どんな風になっているのか、
低いゴールイメージと、
理想的な最高のゴールイメージを設定。

その中間ポジションとして、
「こんな終わり方だったら、
 目的達成だよね」
という状態を設定します。

これがうまく設定できていると、
目的に沿った理想的な話し合いの
イメージが持てるようになります。

最後に進め方の設定をします。

話し合いが目的にフォーカス
されやすくなるように、参加者全員で
共有しておくと効果的なルールを設定。

・ここだけの話はこの場以外に漏らさない
・あえて無責任に発言してみよう
・自分が実行までやる前提でアイディアを出す

など、あらかじめルールを設定することで、
話が目的から逸れない工夫をします。

ここまでがミーティングの設定です。

3、場所を確保する
これは一見地味な準備ですが、
環境が話し合いに与える影響は
実は少なくありません。

スコラ式オフサイトミーティングでは、
いつもと違う雰囲気を重要視します。

必ずしも会社を離れた施設でやる
必要はなく、別のフロアでやったり、
いつもと違う空間だと感じれば
それでOKです。

コツとしては、明るい部屋を選び、
観葉植物などを置いてリラックス
できる空間を意識します。

座り方も工夫して、上座下座を作らず、
テーブルなしで輪になって向き合って
座ることも有効です。

服装は普段よりもカジュアルにし、
飲み物やお菓子を用意したりして、
和やかな雰囲気になるよう心がけましょう。

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4、メンバーを集める
最後の準備ですが、ミーティングの
目的に沿ったメンバーを集める
というのが大きな指針です。

実際の集め方には4種類のコツがあります。

・主催者側の一本釣り
・公募して挙手してもらう
・指名、推薦
・部署で一律に集める

スコラ式オフサイトミーティングでは、
組織の全体にアナウンスして、
公平性を担保しつつ、
本当に参加してほしい人に
個別に声かけして参加してもらう
というやり方をオススメしています。

以上の4つの準備を意識して
やってみてください。

③ オフサイトミーティングをやってみよう

オフサイトミーティングは奥深いものです。

どんな話し合いにしようかなと
深く考えすぎてできないよりは、
まずはできることからやってみるのが
一番いい始め方です。

頭で理解しようとしすぎず、
やってみた中で体感的に掴んでいく
ことをオススメしています。

まずはベーシックな自分語りをやります。
6〜8人くらいでテーブルなしで、
輪になって座ります。

自分語りは、話す人が頑張るというより、
周りの聴く人たちが真剣に聴く
というのがコンセプトなので、
一人30分かけて話を引き出します。

社会人が人生を語り出すと、
周りからの質問も多くて30分以内では
収まらないことも多く、時間切れで
終了することが圧倒的に多いそうです。

自分語りの内容としては、
・子供の頃のエピソード
・自慢話よりも、弱みや失敗談
・経歴よりも的を絞ったエピソード
・価値観がにじみ出るようなテーマ

で話を進めていき、真剣に話を聞きながら、
相手の人となりを改めて理解していきます。

自分のことを本音で語りきった人は、
大抵元気が出てきます。
同時に、自分の過去と向き合うことで、
自己肯定感を高める作用も期待できます。

参加者の中には、
「仕事のことならまだしも、
 プライベートのことについて
 突っ込んで質問するのはためらうな」
という意見をお持ちの方もいると思います。

そんな時には、スコラ・コンサルトの
コミュニケーションの7段階
の概念が役に立ちます。

レベル1 
顔と名前を知っている
レベル2
挨拶や日常会話をしている
レベル3
価値観やその背景を理解している
レベル4
目的を共有している
レベル5
問題などが相談できる
レベル6
利害を超えて協力できる
レベル7
新しい価値をもとに想像できる

レベル4以上がプロフェッショナル
コミュニケーションとなります。

レベル3が意外にハードルが高く、
意識的に取り組む必要がありますが、
自分語りではレベル3の構築に
大きな効果があります。

自分語りでは、パーソナルな人柄や個性
にフォーカスするため、社会人になる
以前のエピソードを聞き合うことに
多くの時間を使います。

これに対して、モヤモヤ語りも
やってみましょう。

モヤモヤ語りでは、日々の仕事で
感じている違和感、困りごと、
不安などを共有していきます。

ここでも正論や明確な職場の問題
というより、あくまで個人的に感じること
思うことを自分なりに話していきます。

言い換えれば、今の仕事に対する
自分語りのイメージです。

自分語りである程度の信頼関係を
構築してからのモヤモヤ語りの方が
有効的で、ホワイトボードなどに
書き出しながら話を進めていきます。

ここまでできたら次は、未来を考える
オフサイトミーティングをやっていきます。

自分語りでは自分の過去を、
モヤモヤ語りでは自分たちの事実や
実態に焦点を当てることで、
良くも悪くも自分たちの現在の姿が
浮き彫りになりました。

「自分たちは将来的に
 どうなっていきたいのか?」
と未来にフォーカスして考えることで、
より有意義なミーティングになっていきます。

いかがでしたでしょうか?

本書で紹介されているオフサイト
ミーティングは、組織の文化を変える
という大きな変化を起こす際に、
多くの人が不安を感じながらも
力を合わせるために、人とのつながりを
強める手段でもあります。

自分の本音を抑えて、我慢していては、
ストレスにもつながって、
組織全体のバランスを崩してしまう
こともあります。

コロナウイルスの脅威に揺れている
今の時代だからこそ、
本音で語り合いながら組織の
結束をより強くしていきましょう。

それでは最後におさらいしていきます。

① オフサイトミーティングとは?

日常の仕事や会議で、
「意見をどんどん言ってくださいね」
と言われても、なかなか自由に発言できません。

オフサイトミーティングは、
日頃の上下関係を一旦外して、
人同士がフラットな関係になれる場です。

② オフサイトミーティングを準備する

「気楽でまじめ、本音で本気」
の話し合いをするには、ある程度の
事前準備が必要です。

1、コーディネーターを決める
2、ミーティングを設計する
3、場所を確保する
4、メンバーを集める

この4つを意識して準備してください。


③ オフサイトミーティングをやってみよう

どんな話し合いにしようかなと
深く考えすぎてできないよりは、
まずはできることからやってみるのが
一番いい始め方です。

頭で理解しようとしすぎず、
やってみた中で体感的に掴んでいく
ことをオススメしています。